Garantir o compliance na importação exige muito mais do que conferir documentos, ainda mais com a evolução do Novo Processo de Importação e a ampliação do uso da DUIMP (Declaração Única de Importação).
Afinal, a mudança no processo de importar mercadorias no Brasil desloca parte importante do controle da operação para etapas anteriores ao registro da declaração aduaneira, principalmente no que tange a estruturação do cadastro dos produtos, a identificação e preenchimento dos atributos vinculados a cada código NCM e a determinação do tratamento administrativo aplicável.
Vale ressaltar que a Receita Federal do Brasil (RFB) mantém um cronograma para migração da utilização da DI (Declaração de Importação) para a DUIMP, com desligamento gradual da sistemática anterior, ou seja, do Siscomex.
Mas, agora, vamos começar por entender o real significado do COMPLIANCE na importação e, na sequência, o que de fato você precisa saber para garantir a conformidade das operações.
O que significa compliance na importação?
Compliance na importação significa estabelecer mecanismos para que a operação de ponta a ponta aconteça de acordo com as normas aplicáveis.
O conceito envolve prevenção, controle, documentação, rastreabilidade e capacidade de demonstrar às autoridades competentes que a empresa adotou procedimentos adequados para evitar erros e irregularidades.
Ou seja, não basta que a declaração aduaneira esteja formalmente preenchida. As informações declaradas precisam corresponder à realidade da mercadoria importada, aos documentos apresentados que sustentam a operação e à legislação vigente.
Uma descrição incorreta ou incompleta pode comprometer a classificação fiscal da mercadoria importada. Uma NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) incorreta pode alterar tributos e tratamento administrativo. Uma informação divergente na fatura pode gerar questionamentos durante a conferência aduaneira. A ausência de uma licença ou certificado exigido pode impedir o processamento da carga de forma regular.
Por isso, o compliance precisa acompanhar a operação desde a decisão de compra no exterior até a entrada da mercadoria no estoque da empresa e a boa guarda dos documentos.
Compliance na importação não é responsabilidade apenas do Despachante Aduaneiro
Um erro comum consiste em tratar a conformidade da operação como uma responsabilidade exclusiva do despachante aduaneiro.
O despachante exerce sim, papel relevante no processo de importação, mas a responsabilidade pelos dados fornecidos à administração aduaneira não desaparece quando a empresa contrata um terceiro, afinal, a responsabilidade pelas informações declaradas e documentos apresentados é do importador.
Por isso, a área de compras deve definir as condições comerciais; o fornecedor internacional precisa fornecer as informações técnicas dos produtos e a documentação necessária com base nas instruções recebidas do comprador; a engenharia ou o departamento técnico pode precisar identificar as características essenciais do produto para ajudar na classificação fiscal; a área fiscal deve avaliar os impactos tributários; o departamento de comércio exterior deve estruturar toda a operação juntamente com o setor logístico; o jurídico pode analisar contratos e riscos regulatórios e a contabilidade receber as informações que repercutem nos registros contábeis da empresa.
Todas as pessoas envolvidas trabalhando em conjunto e com as informações corretas em tempo real é um bom ponto de partida para garantir a conformidade da operação de importação.
A classificação fiscal é um dos principais pontos de controle
A classificação fiscal merece atenção especial porque a NCM influencia a tributação e determina as exigências administrativas, considerando que o erro no processo de classificação não necessariamente surge de uma tentativa deliberada de reduzir impostos. Muitas vezes, nasce de uma descrição insuficiente da mercadoria importada ou da utilização automática de uma classificação fiscal antiga.
Portanto, o controle da empresa deve partir das características efetivas do produto, e não apenas do nome comercial utilizado pelo fornecedor internacional.
Como estruturar um processo confiável de classificação fiscal?
A empresa deve manter em boa guarda toda a documentação que explique por que determinada NCM foi adotada. Dependendo do produto, a análise pode considerar composição, função, grau de processamento, forma de apresentação e utilização, além de outras características técnicas específicas.
Com base nisso, para classificar corretamente a mercadoria importada, a empresa deve seguir as Regras Gerais de Interpretação (RGI) do Sistema Harmonizado, além da aplicação das Regras Gerais Complementares (RGC) e da leitura das Notas Explicativas do Sistema Harmonizado (Nesh).
Entretanto, quando o processo de classificação fiscal apresentar maior complexidade, uma avaliação técnica especializada pode ser necessária. O resultado deve ficar registrado e acompanhado dos documentos utilizados na análise.
É importante também estabelecer uma política de revisão para os produtos já classificados e cadastrados no módulo Catálogo de Produtos do Portal Único de Comércio Exterior (Pucomex). Alterações no produto, na legislação, na NCM ou no entendimento administrativo podem exigir nova avaliação.
De um modo geral, uma empresa que utiliza centenas de itens não deve depender de conhecimento informal concentrado em uma única pessoa. A classificação fiscal precisa fazer parte de um processo documentado e revisável dentro da empresa.
O tratamento administrativo precisa ser verificado antes do embarque
A correta classificação fiscal de uma mercadoria importada não encerra a análise que deve ser feita antes do embarque da carga na origem, afinal, a empresa também precisa verificar se a mercadoria está sujeita ao licenciamento de importação.
Na DUIMP, as informações cadastradas no Catálogo de Produtos e os atributos preenchidos corretamente ajudam a identificar situações que podem exigir LPCO (Licenças, Permissões, Certificados e Outros Documentos).
O erro de assumir que todo produto possui o mesmo tratamento administrativo
Produtos aparentemente semelhantes podem receber tratamentos diferentes conforme suas características técnicas específicas.
Essa diferença exige uma análise individualizada, ou seja, a empresa não deve copiar automaticamente o procedimento utilizado em uma operação anterior.
Uma alteração de composição ou finalidade pode modificar a análise, podendo ainda surgir novas exigências administrativas ao longo do tempo.
Portanto, o controle adequado consiste em realizar a verificação antes do embarque no exterior, de preferência, antes da contratação do frete internacional, quando a identificação de uma exigência ainda possibilita corrigir o planejamento sem criar um problema logístico e/ou custos adicionais ao processo.
A documentação precisa contar a mesma história
Fatura comercial, Packing List, Conhecimento de Embarque, Certificados, Contrato de Compra e Venda e Declaração Aduaneira precisam apresentar informações compatíveis.
Isso não significa que todos os documentos terão exatamente a mesma estrutura, já que cada documento possui uma finalidade.
O problema surge quando eles apresentam divergências relevantes sobre quantidade, descrição, valores, unidades, pesos, condições de venda ou identificação da mercadoria.
Como evitar divergências documentais?
A empresa deve estabelecer uma conferência documental antes do embarque e outra antes do registro da declaração aduaneira.
Na primeira etapa, o objetivo é verificar se os documentos emitidos pelo fornecedor internacional refletem o pedido de compra, as condições negociadas, a mercadoria a ser embarcada e as instruções de embarque enviadas ao exportador com base na legislação aplicável.
Na segunda, a equipe responsável pelo despacho aduaneiro deve conferir se os dados que serão declarados correspondem à documentação efetivamente disponibilizada (apresentada).
Esse controle também deve alcançar a composição do valor aduaneiro, determinado pela soma do valor da mercadoria, do frete internacional e do seguro, que é o valor para fins de incidência de direitos aduaneiros ad valorem sobre a mercadoria importada.
É importante destacar que o valor aduaneiro, definido com base no Acordo de Valoração Aduaneira (AVA-GATT), tem como objetivo refletir o preço efetivamente pago ou a pagar pela mercadoria adquirida no exterior.
A consequência prática é clara: as condições comerciais precisam ser conhecidas e tratadas corretamente antes do preenchimento da declaração aduaneira.
O cadastro de produtos deve funcionar como uma fonte controlada de informação
O Catálogo de Produtos ganhou relevância com o Novo Processo de Importação. Assim, Aa empresa precisa tratá-lo como uma base de dados submetida a governança, e não como um cadastro criado apenas para viabilizar uma operação.
Afinal, informações incorretas cadastradas anteriormente podem ser reutilizadas em operações futuras e isso acaba transformando um erro pontual em um risco recorrente.
O que controlar no cadastro dos produtos?
Cada produto deve possuir informações suficientes para sua identificação inequívoca. O efetivo cadastro no Catálogo de Produtos deve ter responsável previamente definido, critérios de alteração e histórico das mudanças relevantes.
Convém também separar dados comerciais de informações utilizadas para fins aduaneiros. O nome utilizado internamente pela empresa pode ser adequado para o estoque e posterior venda (revenda), mas insuficiente para identificar a mercadoria perante a administração pública.
Portanto, a descrição da mercadoria importada precisa refletir as características específicas que sustentam o seu enquadramento fiscal e regulatório.
Assim, é preciso realizar uma revisão periódica do cadastro de cada item, o que ajuda a identificar produtos duplicados, descrições genéricas, classificações tarifárias incorretas ou desatualizadas.
A governança de fornecedores e parceiros externos também faz parte do compliance
A empresa importadora não deve controlar apenas aquilo que registra, ela também precisa gerenciar as informações fornecidas por fabricantes, fornecedores, distribuidores, agentes de carga, despachantes aduaneiros e outros participantes da cadeia de suprimentos.
Por isso, a seleção de fornecedores e parceiros externos deve considerar critérios de confiabilidade documental, capacidade operacional e histórico de atendimento às exigências estabelecidas pela empresa.
Como gerenciar terceiros
Contratos e procedimentos operacionais devem definir quais informações o fornecedor ou parceiro externo precisa fornecer, em qual prazo e por qual canal.
É preciso também estabelecer mecanismos para a correção de documentos antes do embarque. Quando uma divergência aparece, a empresa deve registrar a ocorrência e avaliar se o problema foi isolado ou se indica uma falha recorrente.
O mesmo raciocínio vale para o despachante aduaneiro. A empresa precisa definir quem fornece cada informação, quem revisa os dados e quem autoriza o registro da declaração aduaneira.
Afinal, terceirizar a execução não significa terceirizar a governança.
A conciliação pós-desembaraço aduaneiro fecha o ciclo de controle
O compliance na importação não termina quando a carga é liberada pela Receita Federal.
Depois do desembaraço aduaneiro, a empresa deve comparar o que foi contratado, embarcado, declarado, desembaraçado, pago e registrado contabilmente.
Essa análise pode até identificar erros que não apareceram durante o processo de despacho aduaneiro.
O que revisar depois da operação?
A conciliação pode e deve incluir:
- Documentos comerciais;
- Declaração de importação;
- Classificação fiscal;
- Valores declarados;
- Tributos recolhidos;
- Despesas relacionadas à operação;
- Quantidade e unidade de medida embarcada;
- Origem e procedência de cada mercadoria importada;
- Licenças e Certificados;
- Registros contábeis;
- Entrada física no estoque.
A empresa também deve acompanhar retificações, exigências, autos de infração, diferenças identificadas em auditorias internas e problemas recorrentes.
O objetivo não é apenas corrigir a operação individual. É descobrir a causa do erro e impedir sua repetição em operações futuras.
Indicadores ajudam a transformar controle em gestão
Um programa de compliance precisa produzir informação para correta tomada de decisão.
Desta forma, a empresa pode acompanhar indicadores como percentual de operações com divergências documentais, quantidade de retificações, incidência de parametrizações diferentes do esperado, erros de classificação tarifária, operações com exigências administrativas e tempo gasto para solucionar inconsistências.
Esses indicadores devem orientar ações concretas dentro da empresas. Por exemplo, se determinado fornecedor apresenta documentação incorreta de forma recorrente, o problema exige uma ação sobre o fornecedor. Se os erros se concentram em determinada categoria de produtos, a empresa precisa revisar o cadastro e a classificação. Se as divergências aparecem no preenchimento da declaração aduaneira, o procedimento interno deve ser reavaliado.
Afinal, o indicador só tem utilidade quando conduz a uma ação efetiva, a uma decisão correta.
Como criar uma política interna de compliance aduaneiro
Uma política eficiente de compliance na importação deve transformar regras abstratas em procedimentos objetivos.
O documento pode estabelecer responsabilidades, etapas de aprovação, critérios de classificação fiscal, validação do tratamento administrativo, controles de fornecedores, conferência documental, procedimentos para exceções, revisão periódica e tratamento de não conformidades.
Deve também definir quem pode alterar informações sensíveis no sistema interno da empresa e quem possui autoridade para liberar uma operação quando houver divergência.
O treinamento precisa acompanhar as mudanças regulatórias
Treinamento de equipe não deve ocorrer somente quando a empresa contrata novos profissionais.
Mudanças no processo de importação, novos tratamentos administrativos e alterações nos sistemas podem modificar procedimentos já consolidados. A própria Receita Federal mantém manuais aduaneiros atualizados de acesso geral, o que demonstra a necessidade de acompanhar continuamente as orientações oficiais.
Um treinamento eficiente deve utilizar situações reais da empresa, mostrar os erros encontrados e explicar as consequências de cada falha.
Compliance na importação exige prevenção, evidência e correção
Garantir o compliance na importação significa criar uma cadeia de controles na qual cada informação relevante tenha origem identificável, responsável definido e documentação capaz de sustentá-la.
Como visto ao longo deste texto, o processo começa antes da compra, passa pela classificação fiscal e pelo tratamento administrativo, acompanha a documentação comercial, alcança o registro da declaração aduaneira e continua depois do desembaraço aduaneiro.
A empresa que trabalha dessa forma consegue identificar erros antes que eles se transformem em atrasos, custos adicionais ou questionamentos fiscais.
O ponto central é tratar a conformidade como parte da própria operação de comércio exterior. Quando compras, fiscal, logística, comércio exterior, áreas técnicas, contabilidade e parceiros externos trabalham com responsabilidades claramente definidas, a empresa reduz inconsistências e aumenta sua capacidade de demonstrar que suas decisões foram tomadas com base em informações verificáveis.
A melhor política de compliance, portanto, não é aquela que produz uma grande quantidade de documentos. É aquela que consegue impedir erros, detectar inconsistências rapidamente, preservar evidências e transformar cada ocorrência em aprendizado para a próxima operação.
Quando esses controles funcionam de forma integrada, a importação deixa de depender de conferências improvisadas e passa a operar com critérios claros, responsabilidades definidas e maior rastreabilidade.
Esse é o caminho para se obter a conformidade aduaneira e reduzir a exposição da empresa a riscos que poderiam ter sido evitados ainda na origem da operação.
FAQ
O que é compliance na importação?
Compliance na importação é o conjunto de mecanismos e procedimentos adotados pela empresa para garantir que a operação de comércio exterior esteja de acordo com as normas aplicáveis. Envolve prevenção, controle, documentação, rastreabilidade e capacidade de demonstrar às autoridades que os procedimentos adotados são adequados.
Quem é responsável pelo compliance na importação?
A responsabilidade não é exclusiva do despachante aduaneiro. O importador continua responsável pelas informações declaradas e pelos documentos apresentados à administração aduaneira. Por isso, compras, fiscal, comércio exterior, logística, áreas técnicas, jurídico, contabilidade e parceiros externos precisam atuar de forma integrada.
Por que a classificação fiscal é importante para o compliance na importação?
A NCM influencia a tributação e o tratamento administrativo aplicável à mercadoria. Uma classificação incorreta pode resultar em tributos calculados de forma inadequada ou em exigências administrativas diferentes das previstas. Por isso, a classificação deve considerar as características efetivas do produto e ser sustentada por documentação e análise adequada.
O que deve ser analisado antes do embarque da mercadoria?
Antes do embarque, a empresa deve verificar a classificação fiscal, o tratamento administrativo aplicável, eventual necessidade de licenciamento, as informações cadastradas no Catálogo de Produtos e a documentação comercial. Essa verificação antecipada permite identificar exigências e corrigir inconsistências antes que elas gerem problemas logísticos ou custos adicionais.
Qual é a importância do Catálogo de Produtos no compliance?
Com o Novo Processo de Importação, o Catálogo de Produtos passou a ter papel relevante na estruturação das informações utilizadas nas operações. Por isso, deve ser tratado como uma base de dados submetida a governança, com responsáveis definidos, critérios para alterações e histórico das mudanças relevantes.
Como evitar divergências entre os documentos de importação?
A empresa deve realizar conferências documentais em diferentes etapas. Antes do embarque, é importante verificar se os documentos do fornecedor correspondem ao pedido de compra, às condições negociadas e à mercadoria que será embarcada. Antes do registro da declaração aduaneira, os dados a serem declarados devem ser novamente confrontados com a documentação disponível.
O compliance termina após o desembaraço aduaneiro?
Não. O controle deve continuar depois do desembaraço aduaneiro. A empresa deve realizar uma conciliação entre o que foi contratado, embarcado, declarado, desembaraçado, pago e registrado contabilmente. Essa etapa ajuda a identificar erros que não foram percebidos durante o despacho aduaneiro e a evitar sua repetição em operações futuras.
Quais indicadores podem ser utilizados para acompanhar o compliance na importação?
Entre os indicadores possíveis estão o percentual de operações com divergências documentais, a quantidade de retificações, os erros de classificação tarifária, a incidência de parametrizações diferentes do esperado, as operações com exigências administrativas e o tempo necessário para solucionar inconsistências.
Como criar uma política interna de compliance aduaneiro?
A política deve transformar as regras aplicáveis em procedimentos objetivos. Pode estabelecer responsabilidades, etapas de aprovação, critérios de classificação fiscal, validação do tratamento administrativo, controles de fornecedores, conferência documental, procedimentos para exceções, revisão periódica e tratamento de não conformidades.
Por que o treinamento da equipe é importante para o compliance?
As mudanças no processo de importação, nos tratamentos administrativos e nos sistemas podem modificar procedimentos já estabelecidos. Por isso, o treinamento deve ser contínuo e utilizar situações reais da empresa, incluindo os erros identificados, suas consequências e os procedimentos adequados para evitá-los.
O que uma empresa ganha ao estruturar um programa de compliance na importação?
Um programa estruturado permite identificar erros antes que eles se transformem em atrasos, custos adicionais ou questionamentos fiscais. Também aumenta a rastreabilidade das operações, define responsabilidades e cria evidências capazes de demonstrar como as decisões foram tomadas.
