A preparação da sua empresa para a Declaração Única de Importação (DUIMP) exige uma revisão criteriosa das informações que sustentam as operações de comércio exterior.
Para muitas empresas, o desafio não está apenas em compreender o funcionamento do novo sistema, mas em identificar inconsistências acumuladas ao longo dos anos, corrigir cadastros incompletos e estabelecer procedimentos que assegurem a qualidade das informações declaradas.
Portanto, a transição da DI para a DUIMP requer conhecimento técnico, participação de diferentes departamentos e critérios claros para validar os dados que serão utilizados no despacho aduaneiro das mercadorias importadas.
A preparação começa antes do registro da DUIMP
A mudança para o novo processo de importação exige que a sua empresa examine a qualidade dos dados que utiliza em suas operações.
Cadastros criados para atender necessidades internas, sem considerar as exigências fiscais e aduaneiras, podem apresentar descrições incompletas, códigos de NCM desatualizados, informações técnicas divergentes e registros duplicados.
Essas falhas nem sempre provocam problemas imediatos no processo tradicional, mas podem comprometer a consistência dos dados utilizados no Portal Único de Comércio Exterior (Pucomex).
É importante ressaltar que a Receita Federal do Brasil (RFB) disponibiliza manuais específicos para orientar o preenchimento da nova declaração aduaneira, o cadastro de mercadorias no módulo Catálogo de Produtos e a utilização dos recursos da nova plataforma.
Essas orientações mostram que o Catálogo de Produtos concentra informações que alimentam diferentes campos da DUIMP, incluindo a identificação do produto, sua classificação fiscal, seus atributos e os dados do operador estrangeiro (exportador / fabricante ou produtor).
Por isso, a sua empresa precisa avaliar o conteúdo cadastrado antes de iniciar a utilização operacional do sistema, em vez de transferir automaticamente para o novo ambiente os registros existentes sem qualquer validação.
A preparação também depende da capacidade de manter as informações atualizadas. Pois, quando os departamentos de engenharia, compras, fiscal, comércio exterior e cadastro de materiais trabalham com versões diferentes da descrição de um mesmo item, a sua empresa perde a referência necessária para sustentar as decisões fiscais e operacionais.
Assim, a solução passa pela definição de responsáveis, pela documentação dos critérios adotados e pela criação de um processo de aprovação das alterações cadastrais.
O objetivo deve ser construir uma base de dados confiável, tecnicamente fundamentada e compatível com as exigências aplicáveis a cada mercadoria importada.
Saneamento dos dados no ERP: o ponto de partida
O saneamento da base de dados deve corrigir os problemas de qualidade, padronização e consistência que afetam os registros de materiais e produtos importados.
Desta forma, a atividade não se limita a eliminar linhas repetidas em uma planilha, ela exige compreender o que cada cadastro representa, verificar as características reais de cada mercadoria e estabelecer uma identificação que diferencie produtos semelhantes, mas que apresentam diferenças relevantes para a classificação fiscal ou para o controle da operação.
Eliminação de duplicidades e descrições genéricas
A primeira etapa consiste em extrair os cadastros do ERP e identificar registros que representem o mesmo produto, embora utilizem códigos internos, abreviações ou descrições diferentes.
Um componente pode aparecer no sistema como “válvula industrial”, “válvula de controle” e “válvula modelo X”, sem que a sua empresa tenha estabelecido se essas descrições correspondem ao mesmo item ou à mercadorias tecnicamente distintas.
Assim, a análise deve considerar fabricante, modelo, referência comercial, composição, material constitutivo, função, aplicação, dimensões e outras características pertinentes ao produto. Afinal, o código interno, isoladamente, não comprova que dois registros representam a mesma mercadoria. Da mesma forma, descrições parecidas não justificam a unificação automática de cadastros.
Já as descrições genéricas, como “peça”, “componente”, “material elétrico” ou “produto químico”, não identificam adequadamente a mercadoria quando omitem características necessárias à análise técnica. Diante disso, a sua empresa deve substituir essas expressões por descrições que indiquem a natureza do produto e seus atributos relevantes, respeitando as características efetivamente verificadas na documentação técnica apresentada pelo fornecedor.
O saneamento de dados também precisa preservar a rastreabilidade de cada produto. Quando a sua empresa consolida registros duplicados, deve documentar o código mantido, os códigos descontinuados, os critérios utilizados e as referências cruzadas necessárias para consultar o histórico de compras, estoque e importações anteriores.
Uma consolidação mal conduzida pode comprometer a correspondência entre pedidos, notas fiscais, fichas técnicas e registros históricos.
Definição da lista de produtos prioritários
A extensão da base cadastral pode tornar inviável revisar todos os itens simultaneamente. Por isso, a sua empresa precisa organizar uma lista de produtos prioritários, com critérios objetivos para determinar a sequência do trabalho.
Essa priorização de produtos pode considerar:
- Frequência de importação: itens importados repetidamente merecem atenção, pois eventuais inconsistências podem se reproduzir em diversas operações.
- Valor financeiro: mercadorias de maior valor podem concentrar exposição tributária e impacto financeiro relevante.
- Complexidade técnica: produtos com múltiplas funções, composições específicas ou aplicações especializadas exigem análise mais cuidadosa.
- Exigências regulatórias: itens sujeitos a controle administrativo ou requisitos específicos de órgãos anuentes precisam de validação compatível com as regras aplicáveis.
- Histórico de divergências: produtos que já apresentaram questionamentos de classificação fiscal, retificações ou inconsistências documentais devem receber atenção especial.
- Qualidade do cadastro: registros sem ficha técnica, com descrição insuficiente ou com informações conflitantes precisam entrar no plano de correção.
A sua empresa pode combinar esses critérios em uma matriz de risco, atribuindo níveis de prioridade conforme o potencial impacto de cada falha. O resultado deve ser uma lista operacional com código interno, descrição atual da mercadoria, descrição completa proposta para a mercadoria, NCM utilizada, responsável pela análise, documentação pendente, prazo e situação da validação.
A lista precisa funcionar como instrumento de gestão, afinal, não basta identificar os produtos problemáticos; é necessário acompanhar a correção até a aprovação técnica e a atualização dos sistemas envolvidos.
Validação técnica das classificações fiscais
A classificação fiscal determina o enquadramento da mercadoria na Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Sua definição depende das características objetivas do produto e das regras de interpretação da nomenclatura, incluindo os textos das posições e subposições, as notas legais pertinentes e as demais disposições aplicáveis.
Uma NCM utilizada em importações anteriores não deve ser considerada correta apenas porque o sistema a aceita ou porque a empresa já empregou o código em outras declarações aduaneiras.
A validação, para tanto, precisa examinar se o enquadramento corresponde à mercadoria efetivamente adquirida e se a fundamentação técnica continua aplicável.
Características essenciais e particularidades de cada produto
O processo deve começar pela identificação da natureza e da função da mercadoria. Em produtos industriais, por exemplo, pode ser necessário avaliar a composição, o princípio de funcionamento, a finalidade, a forma de apresentação e a relação com outros equipamentos.
Já para produtos químicos, a análise pode exigir composição, concentração, estrutura e propriedades específicas. Enquanto em equipamentos elétricos ou eletrônicos, podem ser relevantes a função principal, a tecnologia empregada e as características construtivas.
Esses exemplos não substituem a análise das regras de classificação de cada mercadoria. Eles demonstram por que uma descrição comercial, sozinha, nem sempre fornece elementos suficientes para determinar o correto código NCM.
Assim, a equipe responsável deve consultar fichas técnicas, catálogos do fabricante, desenhos, fotografias, especificações e documentos comerciais. Quando a documentação não esclarece uma característica determinante, a empresa deve solicitar informações adicionais ao fornecedor ou ao departamento de engenharia, em vez de presumir um dado para concluir a análise.
Desta forma, o registro da validação deve indicar a NCM aprovada, os fundamentos técnicos e normativos considerados, os documentos consultados, a data da análise e o profissional ou departamento responsável.
Quando houver dúvida relevante, o caso deve ser encaminhado a um especialista em classificação fiscal e, conforme a situação, submetido aos procedimentos formais cabíveis, como a formalização de uma consulta sobre classificação fiscal de mercadorias (NCM) junto à Receita Federal.
Por que o cadastro não deve reproduzir automaticamente a classificação histórica?
A repetição de códigos fiscais pode perpetuar erros, uma vez que um fabricante pode modificar a composição de um produto, lançar uma versão com função diferente ou substituir um componente por outro de características técnicas distintas. Uma mudança desse tipo pode exigir nova avaliação, mesmo que a descrição comercial permaneça semelhante.
A sua empresa também deve acompanhar alterações na nomenclatura, já que códigos de NCM podem ser incluídos ou excluídos com base na revisão e atualização do Sistema Harmonizado que ocorre aproximadamente a cada 5 (cinco) anos pela OMA (Organização Mundial das Aduanas) para acompanhar a evolução tecnológica e as novas exigências do comércio internacional.
Portanto, a revisão precisa considerar a validade do enquadramento para o produto e para o período da operação, sem tratar classificações históricas como autorizações permanentes.
O resultado esperado é uma base na qual cada classificação fiscal utilizada tenha sustentação documental e possa ser explicada durante auditorias internas, revisões fiscais ou questionamentos das autoridades aduaneiras.
Preenchimento dos Atributos vinculados à NCM
A identificação correta da NCM não encerra a análise cadastral, considerando que o módulo Catálogo de Produtos também trabalha com Atributos específicos, cuja aplicabilidade depende da classificação fiscal.
Esses campos descrevem características necessárias à identificação da mercadoria e ao tratamento da operação.
Como garantir a consistência dos Atributos
A sua empresa deve verificar quais Atributos são exigidos para cada código NCM e interpretar corretamente o significado de cada campo. Dependendo do produto, podem existir informações relacionadas à composição, ao material, à destinação, à apresentação ou a outras características técnicas.
O preenchimento precisa refletir as características reais do item. Respostas genéricas, seleções feitas por aproximação e informações copiadas de produtos semelhantes podem produzir inconsistências entre o Catálogo de Produtos, a documentação do fornecedor e a declaração aduaneira.
Sendo assim, a sua equipe deve estabelecer uma conferência entre os atributos cadastrados e as evidências técnicas disponíveis. Se o sistema solicitar uma característica que não esteja suficientemente documentada, o cadastro deve permanecer pendente até que a informação seja confirmada. Essa medida evita transformar uma suposição em dado oficial da operação.
Ainda mais que os dados registrados no Catálogo de Produtos alimentam campos da DUIMP, enquanto determinadas informações são preenchidas durante a elaboração de cada operação. Essa separação deve orientar os procedimentos internos e impedir que o catálogo seja utilizado como depósito indiscriminado de informações comerciais.
Qualidade do Catálogo de Produtos e governança cadastral
O Catálogo de Produtos exige critérios de preenchimento consistentes, pois as informações registradas são reutilizadas na elaboração da DUIMP. Um cadastro incompleto pode comprometer a identificação da mercadoria, gerar divergências entre documentos e exigir correções durante o processo de importação.
Descrição complementar e identificação do operador estrangeiro
A empresa deve distinguir a descrição principal do produto, os atributos estruturados e as informações complementares necessárias para individualizar a mercadoria. Cada campo tem uma finalidade própria, e o preenchimento deve seguir as orientações do sistema.
A descrição deve identificar o produto com precisão suficiente para diferenciá-lo de outros itens semelhantes. O detalhamento complementar pode registrar informações que não estejam contempladas nos atributos estruturados, desde que sejam pertinentes à identificação da mercadoria. Já as características que variam de um embarque para outro devem ser informadas nos campos próprios da declaração aduaneira, quando aplicável.
É também necessário revisar os dados do operador estrangeiro, incluindo identificação, nome, endereço e país de origem, conforme os campos exigidos. A sua empresa deve verificar se o cadastro corresponde efetivamente ao fornecedor ou fabricante/produtor da mercadoria. Essas figuras podem coincidir, mas podem não ser necessariamente a mesma pessoa jurídica.
Adequação à Reforma Tributária do Consumo
A preparação cadastral também precisa considerar as mudanças introduzidas pela Reforma Tributária do Consumo.
A sua empresa deve avaliar os efeitos das novas exigências sobre seus processos fiscais, seus sistemas de gestão e as informações necessárias ao registro das operações de importação.
Isso tudo porque a Notícia Siscomex Importação nº 089/2026 informa que entre as mudanças anunciadas estão a informação obrigatória da UF e do município do local da operação de consumo para cada item e o preenchimento dos valores de outros tributos e direitos devidos até a liberação, inclusive quando o valor for zero. O comunicado também descreve a seleção de fundamentos legais relacionados ao regime de tributação aplicável.
Já a Notícia Siscomex Importação nº 100/2026 complementou as orientações sobre a implantação da Reforma Tributária. O comunicado esclarece que os códigos CST e cClassTrib serão definidos pelo sistema a partir dos fundamentos legais escolhidos, dispensando o preenchimento manual do campo cClassTrib.
Revisão dos dados fiscais e dos processos internos
A sua empresa também deve examinar se o ERP dispõe dos campos necessários para registrar as informações requeridas, se os dados podem ser extraídos de forma confiável e se as integrações com os sistemas da Receita Federal estão preparadas para as mudanças.
A definição do local da operação de consumo merece atenção específica. O preenchimento não deve decorrer de uma escolha automática baseada exclusivamente no endereço do importador, do estabelecimento que realizou a compra ou do local de entrada física da mercadoria. A área fiscal precisa determinar a informação aplicável de acordo com as regras e orientações vigentes para cada operação.
Convém também revisar os procedimentos para seleção dos fundamentos legais e para conferência dos valores tributários. A sua equipe deve documentar os critérios adotados, testar os cenários pertinentes e verificar se os dados transmitidos correspondem aos registros internos.
Esse trabalho exige a participação conjunta das áreas fiscal, contábil, tributária, de tecnologia da informação e de comércio exterior. Cada departamento deve conhecer suas responsabilidades e os controles necessários para evitar divergências entre o ERP, os documentos da operação e as informações declaradas para a RFB.
Cronograma de transição e preparação operacional
A migração para o Novo Processo de Importação não deve ser tratada como uma alteração exclusivamente tecnológica. A empresa precisa identificar quais operações já estão abrangidas pela obrigatoriedade de utilização da nova plataforma, quais ainda dependem de regras específicas e quais situações permanecem indisponíveis.
O cronograma oficial de desligamento da Declaração de Importação (DI) apresenta as datas e as condições aplicáveis às diferentes operações. A Administração também disponibiliza um simulador para auxiliar a consulta da obrigatoriedade conforme as características de cada importação.
Como o cronograma pode sofrer atualizações, a sua equipe deve consultar a versão vigente antes de programar embarques ou definir procedimentos internos.
Testes, responsabilidades e indicadores
A sua empresa deve realizar testes com produtos representativos de seu portfólio, contemplando diferentes NCMs, requisitos administrativos, tipos de mercadoria e situações tributárias.
Os testes precisam verificar a consistência dos dados, o comportamento das integrações e a capacidade das equipes de identificar e corrigir problemas.
O plano de preparação pode acompanhar indicadores como:
- Percentual de produtos prioritários com cadastro validado;
- Quantidade de duplicidades identificadas e corrigidas;
- Percentual de NCMs revisadas com documentação técnica;
- Quantidade de produtos com atributos incompletos;
- Número de divergências entre ERP, Catálogo de Produtos e documentação comercial;
- Volume de correções cadastrais pendentes;
- Percentual de profissionais treinados nos novos procedimentos.
Cada indicador deve ter um responsável, uma meta, um prazo e uma forma de comprovação. A sua empresa precisa manter evidências das análises realizadas e definir quem pode aprovar alterações nos cadastros.
Sem esse controle, os erros podem reaparecer depois do saneamento da base de dados realizado, anulando parte do trabalho executado.
Sua empresa está preparada para operar com segurança?
A preparação para a DUIMP deve resultar em processos capazes de sustentar a qualidade das informações ao longo do tempo. Isso exige saneamento dos dados no ERP, priorização dos produtos mais relevantes, revisão técnica das classificações fiscais, preenchimento correto dos atributos, consistência do Catálogo de Produtos e adequação às novas exigências tributárias.
A empresa que concentra seus esforços apenas no preenchimento dos campos corre o risco de transferir inconsistências antigas para o novo processo. Já aquela que estabelece critérios de validação, documenta decisões técnicas e integra as áreas responsáveis consegue identificar falhas antes do registro da declaração aduaneira e reduzir a necessidade de posteriores correções.
Portanto, o trabalho não termina com a primeira carga de cadastros revisados. Novos produtos, alterações de fornecedores, mudanças nas especificações técnicas e atualizações normativas exigem revisão contínua. Por isso, a governança cadastral deve integrar a rotina da empresa, com responsáveis definidos, procedimentos documentados e verificações periódicas.
A pergunta que a gestão precisa responder não é apenas se os sistemas estão tecnicamente aptos a transmitir informações, mas se a empresa consegue demonstrar que os dados transmitidos estão corretos, completos e sustentados por documentação confiável.
Essa resposta depende da qualidade das informações, da maturidade dos controles internos e da capacidade de transformar exigências aduaneiras e tributárias em procedimentos executáveis.
Estar preparada significa conhecer os próprios dados, comprovar a validade das informações utilizadas e manter um processo contínuo de revisão e controle. É esse trabalho que dá sustentação à operação de importação.
FAQ
O que a empresa precisa fazer para se preparar para a DUIMP?
A empresa deve revisar a qualidade dos dados utilizados nas operações de importação, sanear os cadastros do ERP, validar as classificações fiscais (NCM), preencher corretamente os atributos exigidos e revisar as informações do Catálogo de Produtos. É também necessário adequar os processos fiscais e tecnológicos, definir responsabilidades internas e acompanhar o cronograma oficial de transição.
Por que o saneamento de dados do ERP é importante para a DUIMP?
O saneamento de dados ajuda a identificar e corrigir cadastros duplicados, descrições genéricas, informações técnicas divergentes e registros incompletos. Essa revisão contribui para manter a consistência entre o ERP, o Catálogo de Produtos, a documentação dos fornecedores e as informações utilizadas na declaração aduaneira.
É necessário revisar a NCM dos produtos antes de registrar a DUIMP?
Sim. A empresa deve verificar se a NCM corresponde às características reais da mercadoria e se a fundamentação técnica e normativa continua aplicável. A utilização de um código em importações anteriores não garante, por si só, que a classificação esteja correta para operações futuras.
O que deve ser verificado no Catálogo de Produtos?
A revisão deve abranger a identificação da mercadoria, a descrição do produto, os atributos vinculados à NCM e os dados do operador estrangeiro, conforme os campos e requisitos aplicáveis. As informações precisam ser coerentes com a documentação técnica e comercial, evitando preenchimentos genéricos ou baseados em suposições.
Como definir quais produtos devem ser revisados primeiro?
A empresa pode estabelecer uma matriz de risco considerando a frequência de importação, o valor financeiro, a complexidade técnica, as exigências regulatórias, o histórico de divergências e a qualidade dos cadastros. Com esses critérios, é possível priorizar os itens que exigem validação mais urgente e acompanhar as correções até sua conclusão.
Quais departamentos devem participar da preparação para a DUIMP?
A preparação pode envolver as áreas de comércio exterior, fiscal, tributária, contábil, engenharia, compras, cadastro de materiais e tecnologia da informação. A participação conjunta ajuda a alinhar as informações técnicas, fiscais e operacionais, além de estabelecer responsáveis pela validação e atualização dos cadastros.
Como a Reforma Tributária do Consumo afeta a preparação para a DUIMP?
A empresa deve avaliar as mudanças aplicáveis às operações de importação, revisar os campos e as integrações do ERP e adequar os procedimentos fiscais às orientações vigentes. A empresa também precisa verificar as informações relativas ao local da operação de consumo, aos valores tributários e aos fundamentos legais exigidos, conforme as regras aplicáveis a cada operação.
Como saber se a empresa está preparada para operar com a DUIMP?
A empresa deve verificar se os produtos prioritários possuem cadastros validados, se as NCMs estão fundamentadas em documentação técnica, se os atributos estão completos e se há consistência entre o ERP, o Catálogo de Produtos e os documentos comerciais. Testes operacionais, indicadores de acompanhamento, profissionais capacitados e procedimentos de revisão contínua também ajudam a avaliar o nível de preparação.
