Você realiza suas transações comerciais com o exterior de forma eficiente e eficaz. Conhece todas as leis e normas para a importação de suas mercadorias, classifica os materiais de forma correta, tem um ótimo relacionamento com todos os prestadores de serviços, mantém total atenção à toda a logística da operação, acompanha cada etapa do processo, tudo feito com muito planejamento, foco e atenção aos detalhes.
Mas você parou para pensar se o seu exportador conhece as regulamentações brasileiras? E o seu chefe? E os demais departamentos da empresa e que estão diretamente ligados ao processo de importação de sua mercadoria?
Imagine que você entrou em contato com seu fornecedor no exterior, efetuou uma cotação para compra de um material específico que depende de fabricação, negociou preços e demais condições, confirmou pedido, e solicitou que fosse informado assim que o material ficasse pronto para que você possa enviar as instruções de embarque e enfatizou que antes do embarque do material você precisa receber cópia da documentação para sua análise e aprovação.
Neste meio tempo você já fez cotação de transporte internacional e seguro, dependendo do Incoterms negociado, já deixou seu despachante aduaneiro a par da negociação realizada, já contatou seu departamento financeiro para programar pagamentos com base nas previsões de valores que você já encaminhou e aí, de repente, você recebe uma fatura Invoice do seu exportador para pagamento da peça específica em que ele informa já estar em poder da sua empresa.
Como assim? O material ficou pronto e você enviou as instruções de embarque?
Você aprovou as documentações de embarque? Você autorizou o embarque? E é óbvio de que a resposta para todas essas perguntas é um NÃO bem grande.
No primeiro instante você conclui logo de cara que seu exportador se confundiu e emitiu uma invoice para pagamento incorretamente. Aí você envia um e-mail ou entra em contato via telefone para agilizar o processo, e é neste momento que você descobre que o seu chefe fez uma viagem à negócios, aproveitou a viagem para visitar o tal exportador e no meio de sua visita aquela peça específica ficou pronta, e detalhe, é uma peça de extrema urgência para finalizar a instalação de um equipamento na planta do seu cliente.
Seu chefe, muito prestativo e preocupado com o lead time, resolve simplificar a situação e traz com ele, a bendita peça, sem consultar ninguém, sem saber se poderia ter tal iniciativa ou não, sem se perguntar se tal atitude implicaria em problemas futuros não tão distantes.
E agora? Você senta e chora? Faz cara de paisagem? Resolve trucidar seu chefe?
Claro que não, você vai resolver, da melhor forma possível, toda a lambança que ele fez achando que estava ajudando.
Toda essa historinha foi uma forma que encontrei para lhe mostrar, através de um exemplo, que não adianta você pensar em todo o processo logístico de sua operação, analisar todas as etapas do processo se você antes de mais nada não se certificar de que todos compreendem o processo, se você não deixar bem claro ao seu exportador que há toda uma regulamentação, uma legislação no Brasil que precisa ser seguida para que a operação possa ser concluída de forma eficiente e eficaz.
E mesmo para aquele exportador que conhece todos os trâmites de importação para o Brasil, e que vocês já têm uma parceria com ele há anos, é sempre válido reforçar através de instruções de embarque, o que pode e o que não pode ser feito, pois as pessoas de contato lá do seu fornecedor podem mudar de setor ou até mesmo de empresa, e quem estiver em contato com você neste momento pode não ter noção de toda a regulamentação brasileira para importação de mercadorias.
Além do seu exportador, os diretores e colaboradores de sua empresa e que estão diretamente ligados à operação, e principalmente aqueles que têm contato direto com o exportador, precisam também ter ciência de como funciona um processo de importação, precisam ter conhecimento dos trâmites que envolvem uma operação, mesmo que de uma maneira mais básica.
Eles não precisam ter um conhecimento aprofundado no assunto, mas precisam entender que cada processo tem sua etapa, e que se não seguir pode trazer um transtorno muito maior na operação.
Para isso, segue abaixo algumas dicas importantes:
1- Primeiramente, mantenha sempre o seu exportador ciente de toda regulamentação brasileira. Que ele precisa seguir à risca suas instruções de embarque, que ele não pode pular etapas e deixar bem claro que as leis e regulamentações existentes em seu país não são as mesmas existentes no Brasil;
2- Mantenha todas as etapas do seu processo de importação bem definidas. Tenha total atenção aos dead lines;
3- Defina os NCMs e os custos da importação das mercadorias a serem importadas. Faça uma estimativa de todos os custos da importação e mantenha o departamento financeiro sempre informado, em cada etapa da operação;
4- Contrate o frete internacional e seguro, dependendo do Incoterms negociado com o exportador;
5- Verifique se haverá a necessidade de se emitir Licença de Importação. Atente-se aos trâmites e prazos;
6- Caso o material venha a ser transportado em caixas ou pallets de madeira, certifique-se que a madeira foi tratada e está devidamente carimbada ou que você tenha acesso ao certificado de fumigação da madeira utilizada na embalagem do produto a ser importado por você;
7- Deixe o seu despachante aduaneiro a par de cada detalhe e etapa da operação;
8- Não deixe de conferir cada documento que libera o Despacho Aduaneiro de sua mercadoria. Confira sempre todas as informações constantes na Fatura Invoice, que deverá estar devidamente carimbada e assinada; Packing List (Romaneio de carga), Conhecimento de Embarque e certificado de origem, se o processo o exigir;
9- Atente-se na emissão da Declaração de Importação (DI / DUIMP). Evite erros e foque na exatidão das informações das mercadorias importadas ali prestadas. Se é o seu despachante quem emite a DI/DUIMP, não deixe de revisar as informações declaradas por ele. O ser humano não é uma máquina e está passível ao erro;
10- Alinhe sempre todas as informações do processo e em cada etapa da operação com os demais departamentos e colegas de trabalho que estão diretamente ligados ao seu processo de importação;
Será de grande valia também a criação do hábito de tempos em tempos soltar comunicados internos para novas leis ou regulamentações que surgirem, alterações de possíveis taxas e tributos, alguma alteração do serviço prestado por terceiros, etc.
E a melhor dica que eu possa lhe dar é:
Não deixe seu chefe fazer lambança achando que está lhe ajudando (ha ha ha).
E você, tem alguma outra dica para que o processo de importação finalize de forma eficiente e eficaz? Já aconteceu algo semelhante ao exemplo citado neste artigo em alguma de suas operações de importação?
